O workflow do SharePoint 2010 é muito rico em detalhes que muitas vezes são inexplorados. Um deles é o processo de aprovação, que nos permite customizar a interação do usuário com as tarefas de workflow de uma forma mais rica.
Neste post vou mostrar como editar o e-mail de tarefa atribuída que o workflow envia, mas o conteúdo deste post pode ser utilizado em outras customizações desta atividade.
Este workflow foi criado e executado no SharePoint Designer 2013 e SharePoint 2013, mas feito com o engine 2010, o que significa que pode ser feito no SharePoint 2010.
O processo de aprovação que vamos ver neste post é muito rico em seu uso. Ele, e o processo customizado de aprovação, são as únicas formas de customizarmos as mensagens com usuários como título e corpo da tarefa e e-mails. Os demais tipos, como: atribuir uma tarefa ou coletar dado de um usuário são estáticos. A diferença entre o processo customizado e o que vamos utilizar aqui, é que o customizado vem “zerado”, ou seja, você tem que fazer tudo dentro dele. Este aqui já vem pronto e acaba sendo mais fácil editar algo do que criar um novo. Por isso a escolha do processo de aprovação neste post.
Depois de criado o workflow adicione a atividade “Iniciar Processo de Aprovação”, conforme a imagem 01.
Imagem 01: Adicionando a tarefa Iniciar Processo de Aprovação
Clique no nome do processo, conforme imagem 02, para editá-lo.
Imagem 02: Editando o processo de aprovação
Entre na opção Modificar o comportamento de tarefa única, conforme a imagem 03, que nos permitirá editar o comportamento individual de cada tarefa criada neste processo, caso existam mais.
Imagem 03: Modificando o comportamento da tarefa do processo de aprovação
A janela que abriu mostra algumas fases do processo de tarefas, onde podemos editar/adicionar atividades antes da tarefa ser criada, enquanto está pendente, quando expirada e quando completada. Role o scroll até a seção “enquanto está pendente” e procure o trecho selecionado na imagem 04. Veja que tem uma atividade de enviar e-mail para o usuário que está responsável pela tarefa. Clique nesta atividade para alterarmos sua configuração.
Imagem 04: Editando o e-mail para o usuário responsável pela tarefa
A tela com as configurações do e-mail foi exibida, posicione o cursor no local indicado na imagem e digite “O ID desta tarefa é “ e então clique no botão “Add or Change Lookup”. A tela para adicionar o lookup é exibida, selecione os valores conforme exemplo da imagem 05.
Muito dificilmente você irá exibir o ID desta forma, é apenas um exemplo, mas você pode criar links customizados utilizando essas informações, editar o e-mail para o usuário e atender diversas necessidades de negócio que não seriam possíveis se não fosse o processo de aprovação.
Imagem 05: Adicionando o ID da tarefa no e-mail da tarefa
Volte ao workflow principal e termine de editar o processo de aprovação, clique em “these users” conforme a imagem 06.
Imagem 06: Terminando a edição do processo de aprovação
Edite as informações da tarefa, tais como: responsável, título, corpo e data de vencimento, conforme a imagem 07.
Imagem 07: Editando o corpo da tarefa
O processo de customizar o e-mail enviado ao responsável pela tarefa do workflow foi concluído. Agora você pode editar as configurações do workflow, como fazer com que ele seja iniciado automaticamente, publicar o workflow e então testar o e-mail recebido.
Aqui mostrei apenas algo simples, mas aproveite para aprender mais sobre esta atividade que os resultados serão fantásticos.
23/05/2013 às 0:21
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23/05/2013 às 22:57
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02/07/2013 às 11:38
bom dia, estou usando o sharepoint 2010 e queria configurar os campos enviados por e-mail através de atribuição de uma tarefa pertencente a listas do tipo tarefas. não criei fluxo para envio destas, o envio é automático.
09/07/2013 às 12:12
Mari,
Os emails padrão vc nao consegue alterar de forma tão simples, mas poderia desligar o email padrão e criar o seu próprio, mas para isso acredito que seria interessante fazer um workflo para a tarefa que só envie o email.
30/07/2013 às 21:47
Fabian, obrigado por compartilhar o conhecimento, teu blog está sempre me salvando.
Poderia fazer um tuto de como trabalhar com workflow e usuários em uma tabela do sql, não no AD? E como enviar tarefas para que sejam aprovadas pelo outlook?
Obrigado mais uma vez e parabens pelo artigo.
10/10/2013 às 23:22
Fabian,
Comecei a trabalhar com SharePoint e estou com algumas dúvidas quanto à workflow, gostaria de saber se teria possibilidade de vc ministrar um treinamento online.
31/10/2013 às 20:02
Olá Gabriella,
Trabalho apenas com treinamentos para clientes, com isso não posso lhe ajudar. Mas posso lhe ajudar tentando responder suas dúvidas.
Se tiver alguma dúvida poste aqui no blog ou no fórum do TechNet (http://social.technet.microsoft.com/Forums/pt-br/home?category=sharepoint&filter=alltypes&sort=lastpostdesc), que contam com diversos especialistas para ajudá-la.