Criando Workflows Complexos no SharePoint Designer 2013

O SharePoint 2013 trouxe várias melhorias na criação de workflows no SharePoint Designer 2013, nos posts Workflows no SharePoint Designer 2013 e Construindo Workflows Com Loop no SharePoint Designer 2013 a gente vê um pouco desses recursos.

Neste post vou mostrar como criar fluxos complexos utilizando o SharePoint Designer. São fluxos parecidos com o que eram chamados de fluxo de estado no SharePoint 2010. Isso significa que o caminho de execução do workflow é baseado em algumas condições e é possível ir de um estado para outro, mesmo que seja um estado anterior. Com esse recurso podemos criar workflows mais complexos que anteriormente no SharePoint 2010.

As informações contidas neste post são da versão Preview do SharePoint 2013, elas podem sofrer alterações até o lançamento do produto.

Neste exemplo vamos criar um workflow de 4 estados, mas sem lógica de negócio envolvida. O objetivo deste post é apenas para descrever e explicar o recurso.

 

 

Criando o workflow

 

Abra o SharePoint Designer 2013, conecte no site e crie um novo workflow do tipo lista e para a biblioteca de documentos, conforme a imagem 01.

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Imagem 01: Criando um novo workflow

 

A tela para informar o nome do workflow foi exibida, preste atenção na opção tipo de plataforma, que precisa ser SharePoint 2013 Workflow, em outro tipo de plataforma este recurso não estará disponível. Veja a imagem 02.

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Imagem 02: Definindo o nome do workflow

 

O ponto chave deste post é a criação de stages (estados ou estágios) e a colocação de regras no final de cada stage. Na imagem 03 vemos como adicionar stages no nosso workflow. Adicione quatro stages, conforme a imagem 03.

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Imagem 03: Adicionando estágios no workflow

 

No estágio(stage) Inicial adicione a atribuição de uma tarefa para o usuário. Selecione na faixa de opções Action e depois Assign Task. Essa atividade irá criar uma tarefa para o usuário. Veja detalhes na imagem 04.

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Imagem 04: Atribuindo uma tarefa para o usuário

 

Para configurar a tarefa, clique em this user, conforme imagem 05. Selecione o usuário que será responsável pela tarefa, conforme a imagem 06, ele será o responsável pela  tarefa enviada para o usuário que criou o documento. Após terminasse configurando a tarefa com nome, descrição e outras propriedades, conforme necessidade – veja imagem 07.

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Imagem 05: Configurando a tarefa

 

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Imagem 06: Configurando o usuário que receberá a tarefa

 

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Imagem 07: Configurando os detalhes da tarefa

 

A imagem 08 mostra a tarefa devidamente configurada, repare que o resultado da tarefa é armazenado na variável de workflow chamada Outcome1, é ela que usaremos para verificar se o usuário aprovou ou rejeitou o documento que está executando o workflow.

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Imagem 08: Visualizando a tarefa configurada

 

Agora que a tarefa está configurada, vamos criar a condição para verificar se a tarefa foi aprovada ou rejeitada. A imagem 09 mostra como adicionar uma condição ao workflow. Tenha certeza de adicionar a condição na seção Transition to stage, do estágio Inicial.

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Imagem 09: Adicionando condições ao workflow

 

O próximo passo é configurar a condição, selecione a opção conforme a imagem 10. Depois faça a configuração para verificar a variável do workflow chamada Outcome1, como visto na imagem 08.

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Imagem 10: Definindo a regra da condição

 

O próximo passo da configuração da condição é dizer qual o valor que será verificado, no nosso caso é o Approved, conforme imagem 11. Além disso, a imagem 11 mostra como configurar a ação dentro da condição, que será a ação Go to a stage, que irá direcionar o fluxo para um estágio determinado. A imagem 12 mostra a seção da condição devidamente configurada. Para adicionar o Else no If, selecione a opção Else Branch na faixa de opções.

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Imagem 11: Adicionando rotas para os estágios

 

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Imagem 12: Verificando as rotas do primeiro estágio configuradas

 

Agora que já vimos como criar e configurar as ações que vamos utilizar no workflow. Verifique a imagem 13 e faça o workflow da mesma forma – preste bastante atenção para evitar erros no workflow.

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Imagem 13: Workflow configurado

 

Para visualizar o workflow em modo gráfico, selecione a opção Views e depois Visual Designer, conforme a imagem 14.

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Imagem 14: Alterando a visualiação do workflow

 

A imagem 15 mostra o mesmo workflow, só que agora em modo gráfico.

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Imagem 15: Visualizando o workflow em modo gráfico

 

Para terminar a configuração do workflow, selecione o nome dele na caminho conforme assinalado na imagem 16. Depois selecione a opção para iniciar o fluxo quando o documento for criado, também assinalado na imagem 16.

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Imagem 16: Configurando o workflow para iniciar sozinho quando um documento for adicionado

 

Agora que o workflow está pronto, selecione a opção Publish, conforme a imagem 17.

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Imagem 17: Publicando o workflow

 

 

Executando o workflow

 

Agora que o workflow foi publicado, vamos testar e ver seu comportamento. Adicione um documento na biblioteca de documentos Documents ou em qual você associou o workflow, conforme a imagem 18.

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Imagem 18: Adicionando um documento na biblioteca de documentos

 

Após o documento ser carregado, selecione a opção Workflows, conforme imagem 19.

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Imagem 19: Visualizando os workflows do item

 

Esta página mostra todos os detalhes de workflows relacionados ao documentos. Na primeira seção está todos os workflows que podem ser executados, depois todos os workflows que estão em execução e por fim os que já foram executados. Veja na imagem 20 que o workflow Fluxo com Estados, que foi o workflow criado anteriormente, está em execução.

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Imagem 20: Visualizando os workflows relacionados

 

A imagem 21 mostra os detalhes do fluxo que está sendo executado. Veja que tem uma tarefa pendente para o usuário Fabian e que se chama Definir caminho, conforme configurado no workflow. É nesta tela que podemos acompanhar o andamento do workflow e até executar as tarefas. Os usuários comuns executam as tarefas através da lista de tarefas, que é mais fácil de ser acessada.

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Imagem 21: Visualizando os detalhes da execução do workflow

 

A tarefa Definir caminho foi aprovada e a próxima, que é Processar documento, foi rejeitada. Repare na imagem 22 que o workflow executou o processo conforme o configurado, gravando a mensagem Documento rejeitado no status do workflow.

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Imagem 22: Visualizando a execução do workflow

 

Agora vamos executar o processo com outra linha de execução, vamos rejeitar a primeira tarefa e aprovar as demais. Veja que o workflow tomou outra linha de execução, conforme o que fizemos, podendo afirmar que a execução pode ser considerada infinita, enquanto a tarefa Definir caminho não for aprovada.

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Imagem 23: Visualizando outra execução do workflow

 

Com isso podemos cada vez mais concluir que o SharePoint 2013 trouxe diversos recursos que faziam muita falta no SharePoint 2010 e vai permitir que o usuário tenham mais e melhores recursos que visam aprimorar seus processos ainda mais. Esse recurso é uma grande evolução para a criação de workflows, dispensando a necessidade de programação.

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4 Respostas to “Criando Workflows Complexos no SharePoint Designer 2013”

  1. Workflows no SharePoint Designer 2013 « Fabian André Gehrke Says:

    […] Stages: permite a criação de grupos de atividades e a execução de um fluxo variado. No workflow do SharePoint 2010 podíamos criar workflows sequencias que não suportavam iterações com atividades anteriores, ou seja, eram fluxos que só seguiam em frente. Pense no seguinte cenário: o documento vai para aprovação do diretor, o diretor reprova, então o documento deve voltar para o usuário revisar e resubmeter para aprovação do diretor. O fluxo deve ficar nesse loop “infinito” até o diretor aprovar. Pois é, parace simples, mas no modelo antigo isso era impossível de fazer com 1 workflows. A forma de contornar era criar 2 workflows para um disparar o outro ou utilizar o Visual Studio e desenvolver o fluxo em .NET. Com esse novo recurso podermos controlar a execução do workflow da forma que for necessário – via regra de negócio, ganhando com isso muita elasticidade e dando um extremo poder ao SharePoint Designer; […]

  2. Rômulo Says:

    Grande Fabian, tornando meu dia mais feliz!


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