Construindo Workflows Com Loop no SharePoint Designer 2013

No post Workflows no SharePoint Designer 2013 falei um pouco sobre as novidades dos workflows no SharePoint 2013. Neste vou falar sobre como utilizar um loop em workflows feitos no SharePoint Designereginer 2013.

As informações contidas neste post são da versão Preview do SharePoint 2013, elas podem sofrer alterações até o lançamento do produto.

A primeira pergunta é: por que eu faria um loop em um workflow no SharePoint Designer? Um exemplo clássico de um problema que é resolvido com isso é um processo de aprovação, onde ele só continua após o documento ser aprovado, enquanto isso fica executando o loop e criando tarefas de aprovação e revisão do documento. É neste exemplo que vou me basear neste post.

Como este é o primeiro post de uso do SharePoint Designer 2013 que estou fazendo, vou mostrar como conectar no site desde o início. O primeiro passo é abrir o SharePoint Designer 2013, depois disso acesse a opção Open Site, conforme a imagem 01, ou se já tiver aberto o site antes, vá em sites recentes.

WF Loop01

Imagem 01: Abrindo o site SharePoint no SharePoint Designer

No meu exemplo estou utilizando o Office 365 Preview, que é a nova linha de produtos do Office 2013 (SharePoint, Lync, Exchange e Office). Selecione o modelo de credencial que você estiver utilizando, no meu caso é Organization or School,conforme imagem 02.

WF Loop02

Imagem 02: Selecionando o método de login

A tela de login foi exibida, informe suas credenciais, conforme imagem 03.

WF Loop03

Imagem 03: Fazendo o login no site

Agora o site SharePoint está devidamente aberto no SharePoint Designer. Acesse a opção Workflows para ver todos os workflows existentes ou criar novos. A imagem 04 mostra detalhes da tela.

WF Loop04

Imagem 04: Acessando os workflows

A imagem 05 mostra a seção de workflows, reparem que já existe um workflow criado e se chama aprovação.

Para criar um novo workflow temos três opções:

  • List Workflow: este workflow será executado diretamente em uma lista ou biblioteca, é a forma mais fácil de fazer workflows e foi a forma que escolhi para utilizar no exemplo;
  • Reusable Workflow: este workflow será associado a um tipo de conteúdo, com isso poderá ser utilizado em diversas bibliotecas ou listas – de acordo com o tipo de conteúdo selecionado. Poderia ter utilizado este tipo, mas iria gerar mais passos para demonstrar e poderia gerar confusão. Mas vale deixar claro a importância deste template, que é mais utilizado do que o de lista, por ser reutilizável em outros locais do site;
  • Site Workflow: este workflow irá ser executado a nível de site, foge do escopo do nosso exemplo.

A imagem 05 mostra como criar um workflow novo.

WF Loop05

Imagem 05: Criando um novo workflow

A tela com os detalhes do workflow foi exibida, informe o nome e descrição do workflow e qual será a plataforma. Selecione SharePoint 2013 Workflow, a outra opção é a criação de workflows no modelo do SharePoint 2010, que não é nosso caso. A imagem 06 mostra a tela.

WF Loop06

Imagem 06: Informando dados para a criação do workflow

Agora que o workflow está criado é onde vamos começar o trabalho de verdade. Repare a imagem 07, ela mostra as principais áreas de uso para a criação de workflows. Na área central da tela é onde as atividades serão adicionadas. Por padrão já veio a seção Stage: 1, que irá hospedar as atividades.

WF Loop07

Imagem 07: Iniciando a criação do workflow

Vamos começar com uma ação, abrindo a opção Action teremos diversas atividades que podem ser utilizadas, selecione Set Workflow Variable, que vamos utilizar para setar um estado inicial do workflow, conforme a imagem 08.

WF Loop08

Imagem 08: Adicionando a atividade para setar valor para uma variável de workflow

Agora adicione o loop, no nosso caso o Loop with Conditions, que nos possibilitará iterar enquanto a condição não for cumprida.

WF Loop09

Imagem 09: Adicionando um loop no workflow

Depois disso adicione outras atividades, conforme imagem 10. Repare que elas só foram adicionadas, nenhuma delas está configurada com o que realmente vai fazer, mas vamos tratar disso mais a frente.

WF Loop10

Imagem 10: Adicionando demais atividades no workflow

A imagem 11 mostra o workflow já configurado. Para fazer isso clique nas opções de configuração sobre cada atividade. Em algumas é necessário informar o nome da variável e o valor que irá receber, em outras o usuário que irá receber a tarefa, a mensagem que irá ser exibida nesta tarefa e a variável que o ID dela será gravado. Configure tudo conforme a imagem 11.

Repare que o loop será executado até que a tarefa seja executada. Dentro do If deveria ter uma tarefa para o usuário revisar o documento, mas para simplificar não coloquei.

Para ter certeza que o workflow está sem erros, clique na opção Check for Errors. O SharePoint Designer irá validar o workflow. Após validado, clique no nome do workflow, como mostra a seleção da imagem 11 -> Aprovação de Documentos.

WF Loop11

Imagem 11: Terminando a configuração do workflow

A página de configuração do workflow foi exibida, seleciona a opção Start workflow automatically when an item is created,  para o workflow iniciar automaticamente quando um item for criado, conforme a imagem 12. Clique em Publish para publicar o workflow no SharePoint.

WF Loop12

Imagem 12: Configurando a inicialização automática do workflow

O SharePoint Designer 2013 trouxe outra novidade, que é a capacidade de visualizar ou até construir o workflow utilizando um diagrama do Visio. No SharePoint 2010 já era possível criar workflows no Visio e importar para o SharePoint, a grande alteração aqui é que isso pode ser feito diretamente no SharePoint Designer 2013.

A imagem 13 mostra a opção.

WF Loop13

Imagem 13: Alterando para a exibição visual

A imagem 14 mostra a exibição visual do workflow e permite que o mesmo seja alterado.

WF Loop14

Imagem 14: Visualizando o workflow de forma gráfica

A forma tradicional é chamada de visualização de texto.

Bom proveito no uso desses recursos novos. Foram alterações que trouxeram muito mais facilidade e poder aos workflows feitos no SharePoint Desinger 2013.

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6 Respostas to “Construindo Workflows Com Loop no SharePoint Designer 2013”

  1. Cristian Batista Says:

    Agora sim!
    Ficou muito bom!!!

    • Fabian André Gehrke Says:

      Cristian, fiz esse post pensando em mostrar para você, para ver como evoluiu. Antes já fazia esse tipo de coisa, mas não de forma tão elegante. Ficou show hein?

      • Cristian Batista Says:

        Ficou demais!!
        Já baixei o SPD 2013 para ver qual eh!
        To no Java, mas meu pé não fica muito longe do .NET
        Abraço

  2. Criando Workflows Complexos no SharePoint Designer 2013 « Fabian André Gehrke Says:

    […] de workflows no SharePoint Designer 2013, nos posts Workflows no SharePoint Designer 2013 e Construindo Workflows Com Loop no SharePoint Designer 2013 a gente vê um pouco desses […]

  3. Workflows no SharePoint Designer 2013 « Fabian André Gehrke Says:

    […] Loop: agora é possível fazer loop x vezes, loop com condição, loop com expressão, recursos que parecem simples, mas que ajudam muito e faziam uma tremenda falta; […]


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