Associando um Workflow a uma Biblioteca do SharePoint

No post Semana de WebCasts de Office 365 Organizada pelos MTACs fiz um webcast sobre como criar workflows no SharePoint 2010, seja o local ou no SharePoint Online (Office 365). Mas ficaram alguns pontos a serem tratados, como por exemplo, como adicionar, remover, visualizar e configurar workflows em uma biblioteca de documentos ou lista.

Para este post estou considerando que os workflow já exista, caso você não tenha feito ele ainda, veja o link no primeiro parágrafo para conhecer um pouco mais do assunto.

Antes de tudo vou explicar alguns conceitos que serão úteis neste post:

  • Workflow: pode ser chamado de fluxo de trabalho ou simplesmente fluxo, é a implementação de regras para automação de processos, ele por si só é um modelo da regra de negócio mas que não é passível de ser executado, para executar um workflow é necessário criar uma instância;
  • Instância de workflow: é o workflow sendo executado, enquanto referenciamento um workflow a uma lista, uma instância está relacionada diretamente a um documento, que é quem estará executando o workflow.

O primeiro passo é associar o workflow à biblioteca, para isso acesse a página de configuração, através da guia Biblioteca, Configurações e Configurações da Biblioteca na faixa de opções, conforme a imagem 01, da biblioteca que você quer configurar o workflow.

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Imagem 01: Acessando as configurações da biblioteca

 

A página de configurações da biblioteca foi exibida, verifique que possui uma opção chamada Configurações de Fluxo de Trabalho, que é onde todas as configurações dos workflows serão feitas. Verifique a imagem 02.

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Imagem 02: Acessando as configurações de fluxo de trabalho da biblioteca

 

Nesta página todos os fluxos que estão configurados para serem executados na biblioteca são exibidos. Além disso, é possível adicionar ou remover os workflows. Veja a imagem 03, ela mostra a opção a ser acessada para adicionar um workflow à biblioteca.

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Imagem 03: Adicionando um workflow

 

A página para adicionar um workflow foi exibida, repare na imagem 04. A primeira opção a ser selecionada é o tipo de conteúdo que está sendo configurado, isso significa que se você tiver feito um workflow para rodar em um tipo de conteúdo, ao invés da biblioteca, deverá selecionar este tipo de conteúdo para o workflow aparecer na seção Fluxo de Trabalho. Selecione o tipo de conteúdo, ou deixe Todos selecionado e depois selecione qual é o workflows que será utilizado. O nome do workflow é outro campo obrigatório, que além de ser o nome do workflow associado à lista, será o nome da coluna criada para o usuário poder acompanhar o estado da execução do fluxo. As opção Lista de Tarefas e Lista de Histórico são o nome das listas em que as tarefas e o histórico das instâncias dos workflow serão armazenados, você pode escolher listas existentes ou criar listas novas. A opção Opções de Inicialização é onde você irá definir se o workflow poderá ser inicializado manualmente, que significa que o usuário pode selecionar a opção workflows no documento da lista e então iniciar a instância do fluxo manualmente, outras opções são iniciar o workflows automaticamente quando o documento for criar ou alterado, conforme necessidade, como os nomes mesmo dizem, quando um documento for criado, o workflow irá iniciar automaticamente, ou, quando o documento for editado, o workflow irá iniciar automaticamente. Estas opções dependem da situação, cuide para não ter instâncias de fluxo sem necessidade.

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Imagem 04: Configurando o workflow

 

Olhe novamente a imagem 03, nela existe a opção Remover um fluxo de trabalho, clique nela para ver a página da imagem 05, onde serão exibidos todos os workflows que estão configurados na biblioteca com as opções de Permitir novas instâncias, que significa que ele pode ser iniciado; Nenhuma Nova Instância, que significa que nenhuma nova instância do workflow será executada, mas todas as instâncias que estiverem sendo executadas continuarão em execução – esta opção é muito utilizada em atualizações de workflow, cada nova versão fica com o estado de Permitir e as anteriores para não executar novas instâncias, assim evitamos que o mesmo workflow, em versões diferentes, seja executado para o mesmo documento; Remover, irá remover o workflow da biblioteca e todas as instâncias em execução serão removidas.

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Imagem 05: Configurando as instâncias dos workflows

 

Pronto, agora é só carregar documentos para a biblioteca para ver seus fluxos sendo executados.

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4 Respostas to “Associando um Workflow a uma Biblioteca do SharePoint”

  1. Julio César Oeschler Says:

    Este post nos ajudou a conhecer o ambiente de configuração de bibliotecas.
    Muito obrigado
    Júlio César Oeschler

  2. Patrícia Glasenapp Says:

    Ótimo post Fabian muito obrigada por sua ajuda e parabéns pelo seu empenho e dedicação…. material excelente.


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