Fabian André Gehrke

O SharePoint tem diversos recursos que são populares, quero dizer com isso, que é comum utilizar controle de versão de documentos no SharePoint. São recursos simples de serem configurados e utilizados e que agregam muito valor ao usuário.

Neste post vamos falar de como configurar e utilizar o controle de versão do SharePoint.

Este post faz parte de uma série de posts sobre entendimento do SharePoint 2010, acesse o post principal para ver os outros assuntos: Entendendo o SharePoint 2010

Configurando os Recursos de Controle de Versão

Antes de mostrar como o controle de versão funciona, vou falar como os seus recursos podem ser ativados/desativados. Ressaltando que por padrão eles vem todos desativados.

Todas as configurações de controle de versão são definidas sempre a nível de biblioteca (ou lista), mas se você quiser utilizar em mais de uma biblioteca, por exemplo, deve configurar em todas elas.

Para configurar os recursos de controle de versão, acesse a faixa de opções (Ribbon), conforme a imagem 01, que irá exibir as principais opções de configuração e ações da biblioteca.

Imagem 01: Acessando a faixa de opções de detalhes da biblioteca

Com as opções da biblioteca sendo exibidas, acesse o menu Configurações da Biblioteca, caso não esteja sendo exibido por causa do tamanho da tela ou do navegador, acesse o agrupamento Configurações e depois Configurações da Biblioteca, conforme a imagem 02.

Imagem 02: Acessando as configurações da biblioteca

A página de configurações de biblioteca de documentos foi exibida, nela que grande maioria de configurações da biblioteca podem ser feitas. Selecione a opção Configurações de controle de versão, conforme a imagem 03.

Imagem 03: Acessando as configurações de controle de versão

Na página de configurações de controle de versão é onde todas as configurações do versionamento podem ser feitas, a imagem 04 mostra em detalhes esta página. Os tópicos são os seguintes:

• Aprovação de Conteúdo: habilitando esta opção, todo o conteúdo que for carregado na biblioteca de documentos deverá ser aprovado por um usuário com permissão de aprovador ou superior, como administrador do site. Enquanto o documento não tiver a sua publicação aprovada, os usuários não irá ver o documento. Se o documento em questão for um documento já existente, os usuários irão ver a última versão publicada do documento.
• Histórico de Versões de Documento: O controle de versão é dividido em três configurações, a primeira é sem controle de versão, que é o padrão. Ao alterar os documentos nenhuma versão é salva. A opção criar versões principais armazena apenas as versões principais do documento, que são as versões 1, 2, 3 e aí por diante. Versões de rascunho, que são a última opção, permitem que o documento seja salvo na biblioteca sem que seja exibido para os usuários. Isso permite que o documento possa ser editado e revisado de forma controlada, publicando sempre a última versão principal do documento, conforme configuração do próximo item. Se o controle de versão for habilitado, os documentos passam a ter controle de check-in e check-out, que significam que o documento pode ser liberado no repositório (biblioteca) ou bloqueados para edição. Quando o usuário quiser editar algum documento e ter acesso de edição exclusivo, ele faz o check-out do documento, quando terminar de editar, ele faz o check-in e permite que outros usuários visualizem ou editem o documento. Logo abaixo temos a opção de definir o número máximo de versões principais e de rascunho, lembrando que cada versão do documento é uma cópia do mesmo, ou seja, se o documento tiver o tamanho de 1 MB e tiver 5 versões, irá ocupar um pouco mais de 5 MB para armazenamento de todas elas.
• Segurança de Itens de Rascunho: Neste item o nível de visualização de documentos em rascunho é definido, conforme a opção selecionada, o documento em rascunho será visualizado por qualquer usuário, apenas usuários com privilégio de edição de documentos ou apenas usuários aprovadores e o autor do documento.
• Exigir Check-out: A partir do momento que o controle de versão está habilitado, que foi feito no item histórico de versões de documento, se esta opção não estiver ativada, toda vez que um documento for editado, ele irá gerar uma versão nova. Os usuários poderão, manualmente e se quiserem, fazer o check-out do documento. Ao habilitar esta opção, o SharePoint irá obrigar o usuário a fazer o check-out antes de editar o documento. A ativação desse recurso ou não, assim como todo o resto, depende do cenário em que a biblioteca será utilizada.

Imagem 04: Configurando o controle de versão

Trabalhando com Check-in e Check-out

Agora que a nossa biblioteca está devidamente configurada, vamos falar sobre como o usuário irá interagir com os documentos e suas versões.

Considerando que o documento já existe, vamos fazer o check-out para bloquear o arquivo para edição. Desta forma nenhum outro usuário irá poder editar o mesmo documento. Esse recurso pode ser importante para evitar que documentos sejam editados ao mesmo tempo, de forma offline, e depois substituídos por versões com conteúdo diferente.

A imagem 05 mostra uma das formas de fazer check-out do documento. As outras podem ser utilizando a faixa de opções (ribbon) ou abrir o documento no Office e fazer o check-out diretamente do produto, conforme imagem 06, que mostra a tela do Word 2013, mas é um recurso que pode ser utilizado a partir do Office 2007.

Imagem 05: Realizando o check-out manual do arquivo

Imagem 06: Realizando o check-out de dentro do Word

Com o check-out do documento realizado, os usuários irão ver o ícone do documento diferente do normal, agora ele passará a ter uma flecha verde que indica o check-out. Ao passar o mouse por cima do ícone o nome do usuário que está com o check-out pode ser visulizado, além disso a exibição da biblioteca poder ser alterada para a coluna que contém o nome do usuário com check-out pode ser visualizada. A imagem 07 mostra o ícone alterado.

Imagem 07: Visualizando o arquivo com check-out

Para fazer check-in, que é devolver o documento para os outros usuários poderem alterar, selecione a opção fazer check-in conforme a imagem 08.

Imagem 08: Realizando o check-in do documento

Ao fazer o check-in a tela de check-in é exibida, nela você pode informar que tipo de check-in está sendo feito e os detalhes dele. Se a opção de rascunho estiver habilitada, você pode fazer check-in da versão de rascunho, depois do check-in é possível continuar deixando o arquivo em check-out, isso serve para publicar uma versão mas continuar editando o documentos. Os comentários a descrição ou qualquer informação relevante à esta versão. A imagem 09 mostra a tela em detalhes.

Imagem 09: Preenchendo os detalhes do check-in

Se você estiver utilizando o Word, por exemplo, ao fechar o documento o Word irá solicitar automaticamente pelo check-in do documento. Facilitando a interação com o usuário e economizando algum tempo.

Publicando Documentos

Além do recurso de controle de versão, que acabamos de ver neste artigo, podemos trabalhar com publicação de documentos. Que controla quando o documento será exibido para acesso dos demais usuários. Isso garante um nível mínimo de funcionalidade que permite que a publicação de documentos seja feita sem a necessidade de workflow. A coluna status de aprovação é criada automaticamente na biblioteca, com a ativação do recurso.

No nosso exemplo vamos mostrar um documento que está em status de rascunho, que não é uma versão principal do documento. Para fazer a publicação de rascunhos, selecione a opção publicar uma versão principal, conforme a imagem 10 e 11.

Imagem 10: Publicando uma versão principal do documento

Imagem 11: Escrevendo detalhes da versão principal

Repare na imagem 12 que o status de aprovação do documento mudou para pendente, que é o status que queremos para realizar a aprovação. O passo anterior não é necessário se a versão principal do documento já estiver sido feita.

Usuários com privilégios de aprovação podem aprovar a publicação do documento, aprovando ou não, a imagem 12 mostra a opção.

Imagem 12: Aprovando o documento

A tela de aprovação foi exibida, aqui o usuário irá selecionar se aprova, rejeita ou deixa o documento pendente e escreve suas considerações, conforme imagem 13.

Imagem 13: Definindo a aprovação do documento

Reparem que a coluna status de aprovação agora mostra o status aprovado.

Imagem 14: Visualizando o status de aprovação

Visualizando o Histórico de Versões

Para acessar as versões do documento acesse a opção histórico de versões, conforme a imagem 15.

Imagem 15: Acessando o histórico de versões do documento

A tela com o histórico de versões foi exibida, lembre que conforme o número de versões armazenadas, definido na imagem 04, a quantidade de versões será exibida aqui, conforme a imagem 16.

Imagem 16: Visualizando o histórico de versões.

Conclusão

Os recursos de controle de versão agregam muito valor a qualquer solução SharePoint. Neste post mostrei esses recursos, como ativá-los/desativá-los e como o usuário interege com eles, lembrando que as imagens mostra apenas uma opção de fazer isso, direto no menu de cada item. Pode ser feito pela faixa de opções ou, algumas coisas, diretamente dentro do Office.